SLA artinya Service Level Agreement, sebuah kesepakatan layanan yang sering dipakai di dunia bisnis—termasuk dalam proses rekrutmen.
Dalam konteks rekrutmen, SLA menjadi panduan penting untuk memastikan proses perekrutan berjalan sesuai harapan—baik dari sisi HR maupun user.
Tanpa SLA, proses rekrutmen bisa terasa tidak terarah. Timeline molor, komunikasi tidak konsisten, hingga ekspektasi yang tidak sejalan antara HR dan divisi pengguna bisa saja terjadi.
Dengan adanya SLA, Anda bisa menetapkan komitmen waktu, kualitas kandidat, hingga alur komunikasi yang lebih tertata.
Lalu, seberapa pentingkah SLA dalam rekrutmen? Mari kita bahas lebih dalam pada artikel ini.
Arti Service Level Agreement (SLA) dan Komponennya
Di bawah ini merupakan penjelasan lengkap mengenai pengertian SLA dan komponennya.
Definisi SLA
SLA artinya Service Level Agreement, yaitu tingkat layanan yang diharapkan oleh pelanggan dari pemasok.
SLA menguraikan metrik yang digunakan untuk mengukur layanan tersebut, serta upaya hukum jika tingkat layanan yang disepakati tidak tercapai.
Umumnya, SLA terjadi antara perusahaan dan pemasok eksternal, namun bisa juga diterapkan antara dua departemen dalam satu perusahaan.
SLA mencakup bukan hanya deskripsi layanan, melainkan:
- metrik untuk mengukur kinerja
- solusi atau hukuman atas pelanggaran
- SOP untuk menambahkan atau menghapus metrik.
Metrik ini harus dirancang secara adil, sehingga jika terjadi pelanggaran, penyebabnya dapat dianalisis dengan tepat.
Misalnya, jika layanan tidak terpenuhi karena klien tidak memberikan informasi tepat waktu, maka pemasok tidak boleh dikenakan sanksi.
Komponen SLA
Sebelum membahas lebih jauh, penting untuk mengingat kembali bahwa SLA artinya Service Level Agreement, yaitu kesepakatan formal mengenai standar layanan yang harus dipenuhi oleh penyedia layanan kepada pelanggan.
Di dalamnya terdapat beberapa komponen penting yang harus diperhatikan untuk memastikan kejelasan dan efektivitas kerja sama.
Berikut adalah beberapa komponen yang biasanya termasuk dalam SLA:
- Deskripsi Layanan: Penjelasan tentang layanan yang akan diberikan.
- Metrik Kinerja: Parameter kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja layanan.
- Waktu Pemeliharaan dan Dukungan: Jadwal pemeliharaan dan dukungan teknis yang tersedia, termasuk waktu layanan, misalnya selama jam kantor.
- Tanggung Jawab dan Kewajiban: Peran dan tanggung jawab masing-masing pihak, baik penyedia layanan maupun pelanggan, dalam menjaga kualitas layanan.
- Kompensasi dan Sanksi: Ketentuan mengenai kompensasi yang diberikan jika ada pihak yang tidak mematuhi ketentuan SLA.
- Perubahan dan Pemutusan: Prosedur untuk mengajukan perubahan pada SLA dan konsekuensi dari pemutusan kontrak, baik oleh penyedia layanan maupun pelanggan.
- Proses Pelaporan: Prosedur yang harus diikuti dalam melaporkan masalah atau permintaan, serta langkah-langkah yang diambil jika masalah tersebut tidak diselesaikan dalam waktu yang ditentukan.
- Klausul Pengakhiran: Ketentuan mengenai bagaimana kontrak dapat diakhiri, termasuk pemberitahuan yang diperlukan.
Manfaat Penerapan SLA dalam Rekrutmen
Sebagai kesepakatan layanan, ada beragam manfaat SLA apabila diterapkan dalam rekrutmen, seperti:
1. Proses Rekrutmen yang Transparan
SLA artinya adalah kesepakatan layanan, yang didalamnya berisi metrik kinerja, proses pelaporan, dan klausul pengakhiran.
Tentunya, dengan Service Level Agreement ini, proses rekrutmen bisa lebih transparan dan dapat diukur dalam data kuantitatif.
Laporan SLA akan memberikan pedoman dan harapan yang jelas bagi perekrut dan pemangku kepentingan terkait proses rekrutmen.
Kejelasan ini memastikan bahwa setiap orang yang terlibat memahami peran, tanggung jawab, dan jadwal setiap tahap perekrutan.
2. Penyelarasan Ekspektasi Perusahaan, Kandidat, dan Pihak Ketiga
Adanya SLA menetapkan standar yang jelas mengenai kriteria pencarian, prosedur seleksi, dan waktu yang diperlukan untuk setiap tahapan dalam proses rekrutmen.
Jika terjadi ketidaksesuaian antara ekspektasi yang diharapkan dan kinerja aktual dalam proses rekrutmen, SLA dapat digunakan sebagai referensi untuk mencari solusi.
3. Akuntabilitas dan Pengukuran Kinerja
SLA menetapkan target terukur dan metrik kinerja bagi perekrut. Akuntabilitas ini mendorong perekrut untuk bekerja secara efisien dan efektif untuk memenuhi atau melampaui target tersebut.
Selain itu, pemangku kepentingan dapat mengevaluasi kinerja tim rekrutmen berdasarkan metrik yang telah disepakati.
4. Meningkatkan Efisiensi dalam Proses Rekrutmen
Seperti yang Kerjoo sampaikan sebelumnya, SLA artinya kesepakatan layanan dengan target terukur dan metrik kinerja bagi perekrut.
Dengan demikian, Service Level Agreement ini akan membantu menyederhanakan proses rekrutmen mengurangi metrik waktu perekrutan dan waktu pengisian.
Perekrut dapat memprioritaskan tugas secara efektif dan fokus pada pencarian sumber, penyaringan, dan pemilihan kandidat secara tepat waktu.
5. Memfasilitasi Komunikasi yang Lebih Baik
Dengan menguraikan metrik, waktu respons, dan saluran komunikasi tertentu, SLA memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara perekrut dan pemangku kepentingan.
Hal ini membantu dalam mengatasi masalah atau permasalahan apa pun dengan cepat, sehingga menghasilkan proses perekrutan yang lebih lancar.
Penyusunan SLA dalam Proses Rekrutmen
SLA memberikan metrik yang dapat diukur untuk mengevaluasi kinerja tim rekrutmen. Bagaimana cara menyusun SLA rekrutmen?
Begini langkah-langkah untuk merancang SLA dalam proses rekrutmen.
1. Identifikasi Kebutuhan dan Pihak yang Terlibat
Tentukan tujuan utama dari SLA dalam rekrutmen, misalnya untuk meningkatkan kualitas kandidat atau mempersingkat waktu rekrutmen.
Pastikan bahwa tujuan SLA mendukung tujuan strategis perusahaan.
Tentukan juga siapa yang akan terlibat dalam proses rekrutmen dan siapa yang akan menjadi pemangku kepentingan utama. Pihak yang terlibat misalnya tim rekrutmen, manajer, agen rekrutmen, dan para kandidat.
2. Pilih Metrik Kinerja yang Relevan
Pilih metrik kinerja yang paling relevan dengan tujuan dan kebutuhan rekrutmen perusahaan.
SLA artinya bukan sekadar dokumen formal, melainkan panduan operasional yang membantu mengukur efektivitas perekrutan secara objektif.
Contoh metrik yang dapat dipertimbangkan termasuk waktu penyelesaian rekrutmen, rasio kandidat yang direkrut terhadap kandidat yang melamar, kepuasan kandidat, dan efektivitas sumber pencarian.
3. Tetapkan Standar Kinerja
Tentukan standar atau target kinerja yang diharapkan untuk setiap metrik yang dipilih. Misalnya, berapa lama waktu maksimal untuk menyelesaikan proses seleksi atau berapa persentase kandidat yang diharapkan untuk diterima setelah tahap wawancara.
4. Jelaskan Tanggung Jawab Setiap Pihak
SLA artinya bukan hanya prosedur saja, melainkan rincian tanggung jawab setiap pihak antara penyedia layanan dan pengguna layanan.
Jelaskan secara rinci prosedur yang harus diikuti dan tanggung jawab masing-masing pihak dalam setiap tahap proses rekrutmen.
Pastikan bahwa semua pemangku kepentingan memahami peran mereka dan memiliki ekspektasi yang realistis tentang kontribusi mereka dalam mencapai tujuan rekrutmen.
5. Tetapkan Batas Waktu dan Prioritas
Jangan lupa untuk menentukan batas waktu realistis untuk setiap tahap proses rekrutmen. Misalnya, tentukan berapa lama waktu yang dapat diberikan kepada perekrut untuk meninjau dan menanggapi lamaran kandidat.
Peran Teknologi dalam Mendukung SLA
Peran teknologi dalam mendukung service level agreement dalam proses rekrutmen sangat penting.
1. Teknologi HRM dan ATS
Manajemen Sumber Daya Manusia atau Human Resource Management (HRM) dan Sistem Pelacakan Pelamar atau Applicant Tracking System (ATS) memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen secara terintegrasi, mulai dari perekrutan hingga penyelesaian.
Sistem ini dapat membantu dalam memantau dan melacak kinerja rekrutmen berdasarkan pada target dan metrik yang telah ditetapkan. ATS juga dapat menghasilkan laporan dan analisis untuk mengevaluasi keefektifan strategi rekrutmen.
2. Otomatisasi Tugas-tugas Rutin
Teknologi dapat mendukung otomatisasi tugas-tugas rutin dalam proses rekrutmen, seperti; email konfirmasi, penjadwalan wawancara, dan screening awal.
Dengan otomatisasi tugas-tugas ini, tim rekrutmen dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis dan memberikan layanan yang lebih responsif.
3. Analisis Data dan Prediksi
SLA artinya metrik, yang tentu di dalamnya terdapat analisis data dan prediksi.
Teknologi analisis data dan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) dapat digunakan untuk menganalisis data rekrutmen, termasuk kinerja rekrutmen berdasarkan pada SLA.
Ini dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi tren, pola, dan peluang perbaikan dalam proses rekrutmen.
4. Platform Umpan Balik Kandidat
Teknologi dapat digunakan untuk membangun platform umpan balik kandidat yang memungkinkan kandidat untuk memberikan umpan balik tentang pengalaman mereka dalam proses rekrutmen.
Menangani Pelanggaran SLA
Langkah-langkah yang harus diambil saat SLA tidak terpenuhi.
1. Pemantauan Reguler
Pantau terus proses rekrutmen Anda berdasarkan SLA yang telah ditetapkan. Hal ini dapat dilakukan melalui pelacakan rutin terhadap metrik utama dan indikator kinerja.
2. Identifikasi Potensi Pelanggaran Sejak Dini
Menerapkan sistem untuk mengidentifikasi potensi pelanggaran sebelum terjadi. Hal ini dapat berupa peringatan otomatis yang dipicu ketika ambang batas tertentu tercapai atau pengawasan manual oleh manajer perekrutan.
3. Analisis Akar Penyebab
Jika pelanggaran terjadi, lakukan analisis akar masalah secara menyeluruh untuk memahami penyebabnya.
Dalam konteks rekrutmen, SLA artinya acuan utama dalam menilai apakah proses telah berjalan sesuai standar yang disepakati.
Analisis ini dapat mencakup pemeriksaan langkah-langkah spesifik dalam proses rekrutmen ketika terjadi penundaan, mengidentifikasi hambatan, atau mengevaluasi faktor eksternal seperti kondisi pasar atau ketersediaan kandidat.
4. Komunikasi
Segera komunikasikan setiap pelanggaran SLA kepada pemangku kepentingan terkait, termasuk manajer perekrutan, kandidat, dan pimpinan internal. Transparansi adalah kunci dalam menjaga kepercayaan dan mengelola ekspektasi.
5. Penyesuaian dan Perbaikan
Gunakan wawasan yang diperoleh dari pelanggaran SLA untuk menyempurnakan dan meningkatkan proses rekrutmen Anda.
Hal ini mungkin melibatkan pembaruan SLA, realokasi sumber daya, memberikan pelatihan tambahan kepada staf, atau menerapkan solusi teknologi baru untuk menyederhanakan alur kerja.
SLA dan Hubungannya dengan Vendor Rekrutmen
Bagaimana cara mengelola hubungan dengan agen perekrutan dan headhunter melalui SLA? Tentu harus dipastikan dulu bahwa perusahaan dan agen perekrutan memiliki pemahaman yang jelas tentang harapan, tanggung jawab, dan standar kinerja.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengelola hubungan dengan vendor rekrutmen melalui SLA.
- Menentukan dengan jelas apa yang diharapkan dari agen perekrutan, misalnya; jenis posisi yang perlu diisi, batasan waktu, kualifikasi kandidat, dan aspek lain yang relevan.
- Memilih agen perekrutan atau headhunter yang memiliki reputasi baik dan berpengalaman.
- Membuat dokumen SLA yang mencakup detail tentang layanan yang akan diberikan oleh agen rekrutmen.
- Menentukan prosedur pelaporan yang jelas, termasuk frekuensi pembaruan tentang kemajuan perekrutan.
- Meninjau dan memperbarui SLA secara berkala sesuai dengan kebutuhan dan perubahan dalam strategi rekrutmen atau kebutuhan bisnis.
Batasan dan Pertimbangan dalam SLA Rekrutmen
1. Batasan/pertimbangan
Ada beberapa batasan yang perlu dipertimbangkan dalam service level agreement untuk rekrutmen agar tetap realistis dan dapat dilaksanakan.
- Waktu yang tepat untuk menemukan kandidat yang sesuai
- Fokus pada kualitas daripada kuantitas kandidat
- Ketersediaan sumber daya internal dan eksternal
- Menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan bisnis
- Kompleksitas proses rekrutmen yang berbeda-beda
2. Adaptasi SLA
Lalu bagaimana cara SLA beradaptasi dengan tantangan rekrutmen yang tidak terduga?
- Penetapan Kembali Target Kinerja
SLA dapat disesuaikan dengan menetapkan target kinerja yang realistis dan memperhitungkan situasi yang ada.
- Menyediakan Sumber Daya Cadangan
Penyedia layanan dapat mempersiapkan sumber daya cadangan atau alternatif untuk mengatasi gangguan karena tantangan rekrutmen yang tidak terduga
- Pengaturan Kembali Prioritas
Perlu dilakukan penyesuaian dalam alokasi sumber daya untuk memprioritaskan tugas yang paling penting. Bahkan termasuk revisi tenggat waktu yang sesuai.
- Evaluasi
Lakukan evaluasi apa yang terjadi, bagaimana itu mempengaruhi SLA, dan bagaimana dapat mempersiapkan diri lebih baik di masa depan.
Tips dan Saran untuk SLA yang Efektif
Menjalankan SLA dalam rekrutmen yang menguntungkan kedua belah pihak memerlukan kerja sama yang baik antara perusahaan dan agen perekrutan atau headhunter.
1. Menetapkan Tujuan yang Realistis
Tentukan tujuan yang realistis dalam SLA, seperti waktu penempatan yang masuk akal, jumlah kandidat yang disajikan, dan kualitas kandidat yang diharapkan. Hindari menetapkan target yang terlalu ambisius yang mungkin sulit dipenuhi.
2. Komunikasi Terbuka
Pertahankan komunikasi yang terbuka dan jujur antara perusahaan dan agen perekrutan.
Bahas dengan jelas harapan, kebutuhan, dan batasan dari kedua belah pihak.
SLA artinya kesepakatan, sehingga pastikan tidak ada pihak yang merasa dirugikan atau salah paham di kemudian hari.
3. Dukung Fleksibilitas
Jadilah fleksibel dalam menanggapi perubahan kebutuhan atau situasi yang mungkin timbul selama proses rekrutmen. Kedua belah pihak harus siap untuk menyesuaikan SLA jika diperlukan.
4. Kompensasi yang Adil
Pastikan bahwa kompensasi yang diberikan kepada agen perekrutan sebanding dengan layanan yang diberikan dan hasil yang dicapai. Kedua belah pihak harus merasa diuntungkan dari kerja sama tersebut.
Pertanyaan Umum tentang SLA dalam Rekrutmen
- Mengapa rekrutmen perlu service level agreement (SLA)?
Service level agreements (SLA) penting dalam rekrutmen untuk membantu mendefinisikan ekspektasi dan tanggung jawab antara penyedia layanan rekrutmen dan klien atau stakeholder.
- Metrik apa yang harus dipantau?
Jenis metrik SLA yang diperlukan akan bergantung pada layanan yang disediakan. Beberapa metrik penting yang perlu dipertimbangkan:
- Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan mulai dari lowongan dibuka hingga penerimaan tawaran.
- Tingkat penerimaan tawaran, yaitu persentase tawaran pekerjaan yang diterima oleh kandidat.
- Efektivitas media promosi rekrutmen, seperti media sosial, referensi karyawan, dan agensi rekrutmen.
- Evaluasi kualitas kandidat yang terpilih.
- Total biaya rekrutmen (termasuk iklan, biaya agensi, waktu staf, dll.)
- Seberapa sering kita harus merevisi SLA?
Ketika bisnis berubah, persyaratan layanannya juga berubah. SLA harus ditinjau secara berkala, khususnya jika:
- Kebutuhan bisnis klien telah berubah
- Lingkungan teknis telah berubah
- Beban kerja telah berubah
- Metrik, alat pengukuran, dan proses telah ditingkatkan.
- Apa perbedaan antara SLA dan kontrak?
SLA artinya perjanjian khusus yang menguraikan tingkat layanan yang diharapkan akan diberikan oleh satu pihak kepada pihak lain. Hal ini terutama berfokus pada pendefinisian kualitas dan cakupan layanan.
Sebaliknya, kontrak adalah perjanjian yang lebih luas dan mengikat secara hukum yang mengatur keseluruhan hubungan antara para pihak, yang mencakup syarat-syarat seperti pembayaran, penyerahan, kerahasiaan, dan penyelesaian sengketa.
Meskipun SLA dapat menjadi komponen kontrak, SLA memiliki tujuan yang lebih sempit, yaitu menggambarkan standar penyediaan layanan dalam kerangka hubungan kontrak yang lebih besar.
Kesimpulan
SLA artinya Service Level Agreement, yang merupakan tingkat layanan yang diharapkan dari vendor, menguraikan metrik yang digunakan untuk mengukur layanan, serta solusi jika tingkat layanan yang disepakati tidak tercapai.
Ini adalah komponen penting dari setiap kontrak vendor teknologi. Tapi, SLA juga membantu aktivitas rekrutmen.
Service level agreement dapat menjadi dasar untuk membangun hubungan yang kolaboratif dengan agen perekrutan.
