Manajemen merupakan salah satu indikator dari keberhasilan pengelolaan bisnis dan organisasi. Akan tetapi, mewujudkan fungsi manajemen ideal bukanlah perkara mudah.
Diperlukan strategi pengarahan dan pengendalian tepat supaya prinsip manajemen yang sesuai visi perusahaan dapat tercapai.
Baca selengkapnya artikel aplikasi absensi online Kerjoo ini mengenai 4 fungsi manajemen poac beserta contoh penerapannya.
Apa itu Manajemen?
Supaya lebih memahami fungsi manajemen, pelajari terlebih dahulu definisi yang telah Kerjoo rangkum dari ahli dan berbagai sumber.
Berikut adalah pengertian manajemen dari berbagai ahli.
Henry Fayol
Mendefinisikan manajemen sebagai proses memprediksi, merencanakan, mengatur, mengkoordiasi, memerintahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai target bersama.
F.W. Taylor
Sementara menurut ahli Taylor, manajemen diartikan sebagai seni untuk memahami apa yang harus dilakukan dengan cara termudah dan termurah.
James AF Stoner
Mengartikan manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan penggunaan SDM untuk mencapai tujuan.
Dari pengertian menurut ahli tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa fungsi manajemen tidak terbatas pada sekedar proses administratif belaka.
Sebaliknya, manajemen organisasi berfungsi untuk mengelola sumber daya perusahaan secara strategis. Ini termasuk material dan non-material.
4 fungsi manajemen akan memberikan gambaran penuh terkait cara mengelola sumber daya sesuai dengan tujuan perusahaan.
4 Fungsi Manajemen Utama (POAC)
Umumnya terdapat 4 fungsi manajemen yang dikenal sebagai POAC: Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
4 fungsi ini saling terhubung dan membentuk siklus manajerial yang utuh, antara lain:
1) Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses awal seluruh manajemen organisasi. Tahap perencanaan memerlukan peran manajer untuk menetapkan tujuan dan langkah strategis untuk mencapainya.
Dengan demikian, tim dapat menentukan fokus dan prioritas pada saat merespon perubahan lingkungan bisnis dengan cepat dan terukur.
Dalam fungsi manajemen POAC, terdapat tiga tingkatan perencanaan dan pengorganisasian yang ideal, antara lain:
- Perencanaan Strategis
Dibuat manajemen puncak (biasanya C-level) dan fokus pada strategi jangka panjang. Contohnya: ekspansi pasar, pengembangan produk, dan akuisisi. - Perencanaan Taktis
Dilakukan oleh manajemen menengah untuk menerjemahkan strategi ke dalam rencana kerja jangka menengah. Contohnya: penyusunan roadmap produk atau program pelatihan tahunan. - Perencanaan Operasional
Fokus pada aktivitas harian yang bersifat teknis dan dilakukan oleh manajemen level bawah. Misalnya: jadwal kerja mingguan, target penjualan harian, atau penjadwalan shift produksi.
2) Organizing (Pengorganisasian)
Kegiatan pengorganisasian dalam fungsi manajemen POAC mencakup strategi pembagian tugas, tanggung jawab, dan sumber daya.
Di tahap ini, manajer akan fokus untuk menciptakan sistem kerja efektif dan mencegah ketidakseimbangan beban kerja.
Adapun tiga prinsip pengorganisasian yang perlu diketahui manajer antara lain:
- Kesatuan Komando: Setiap individu sebaiknya hanya memiliki satu atasan langsung.
- Rentang Kendali: Jumlah bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh satu manajer.
- Sentralisasi/Desentralisasi: Menentukan sejauh mana pengambilan keputusan dipusatkan atau didistribusikan ke berbagai unit.
3) Actuating
Actuating merupakan salah satu manajemen organisasi yang paling dekat dengan interaksi tim kerja.
Di tahap ini, manajer akan memastikan seluruh individu memahami apa yang harus dilakukan sesuai dengan rencana sebelumnya.
Adapun langkah untuk mengarahkan antara lain:
- Bangun Motivasi Kerja
Motivasi kerja seperti insentif dan lingkungan kerja positif dapat mendorong peningkatan kontribusi karyawan. - Kepemimpinan (Leadership)
Peran manajer tidak hanya memberi perintah, tapi juga hadir untuk menginspirasi tim untuk bekerja dengan antusias. - Komunikasi Efektif
Komunikasi dua arah sangat diperlukan, baik dalam menyampaikan instruksi maupun menerima umpan balik. - Pengambilan Keputusan
Manajer perlu mengambil keputusan operasional secara cepat dan tepat, terutama saat menghadapi masalah mendadak. - Manajemen Konflik
Setiap organisasi pasti menghadapi potensi konflik, baik antar individu maupun antar tim.
4) Controlling (Pengendalian)
Di tahap terakhir manajemen POAC, controlling berfungsi sebagai evaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan.
Di tahap ini, hasil kerja dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan, untuk mengetahui apakah terjadi penyimpangan yang signifikan.
Adapun langkah-langkah pengendalian manajemen organisasi antara lain:
Pre-Control
Dilakukan sebelum aktivitas manajerial dimulai, misalnya melalui pelatihan awal atau prosedur kerja standar.
Di tahap ini, kenalkan manajer, supervisor, ataupun divisi dengan Key Performance Indikator (KPI) yang perlu dicapai.
Setiap posisi dan departemen memiliki indikator tersendiri yang disesuaikan dengan tujuan organisasi.
Concurrent Control
Pengawasan yang dilakukan selama proses berlangsung, seperti melalui supervisi langsung.
Apabila perusahaan menggunakan aplikasi absensi online Kerjoo, aktivitas dapat dipantau secara real-time melalui fitur timesheet.
Data dan laporan berkala dikumpulkan untuk menilai sejauh mana capaian kerja.
Feedback Control
Evaluasi setelah manajemen organisasi selesai, digunakan sebagai pembelajaran untuk siklus berikutnya.
Bandingkan kinerja aktual dengan KPI yang telah ditetapkan. Cari tahu apakah ada selisih antara hasil aktual dan target.
Namun jangan buru-buru untuk memberikan teguran. Sebaliknya, cari akar masalah ketidaktercapaian target. Apakah faktor internal, kendala operasional, atau justru ketidaksesuaian strategi.
Tindakan Korektif
Langkah perbaikan bisa berupa pelatihan ulang, perbaikan prosedur, atau bahkan revisi rencana.
Respons cepat atas ketidaksesuaian target sangat penting supaya kinerja tidak terus menurun.
Interkoneksi Antar Fungsi Manajemen
4 fungsi manajemen tidak berdiri sendiri, melainkan saling terhubung membentuk sebuah siklus.
Perencanaan merupakan langkah awal untuk menentukan arah dan target. Dari situ, pengorganisasian disusun agar struktur internal mampu mendukung pencapaian target.
Setelah struktur siap, pengarahan dilakukan agar seluruh tim dapat menjalankan rencana dengan motivasi dan komitmen penuh.
Selanjutnya, pengendalian masuk untuk memastikan semuanya berjalan sesuai jalur, dan jika perlu, memberikan input pada perencanaan di periode selanjutnya.
Siklus ini terus berulang dan menjadi dasar dari manajemen berkelanjutan.
Kegagalan dalam satu proses manajemen organisasi akan berdampak pada fungsi lainnya. Misalnya:
Perencanaan yang buruk akan menyulitkan pengarahan dan menyulitkan pengendalian. Demikian pula, pengorganisasian yang tidak efektif bisa membuat pengarahan tidak berjalan mulus.
Manajer yang efektif tidak hanya fokus pada satu fungsi saja, tetapi mampu menavigasi dan mengintegrasikan keempatnya dalam satu kerangka kerja yang koheren.
Keseimbangan di antara fungsi-fungsi ini adalah kunci utama menuju keberhasilan organisasi.
Contoh Penerapan Fungsi Manajemen dalam Berbagai Organisasi
Terdapat tiga contoh penerapan fungsi manajemen di berbagai organisasi. Termasuk perusahaan Start-Up, organisasi nirlaba, dan pemerintahan.
Contoh ini disusun berdasarkan 4 fungsi manajemen POAC.
Manajemen Organisasi Perusahaan Startup
Manajemen organisasi perusahaan start-up dimulai dengan ide besar.
Di tahap ini, manajemen teratas bertugas untuk menetapkan model bisnis, target pasar, dan roadmap produk.
Validasi pasar dan pemetaan customer journey juga menjadi bagian dari perencanaan awal.
Perusahaan Start-Up biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih kecil, sehingga pembagian tugas harus fleksibel namun tetap jelas.
Budaya kerja Start-Up juga menuntut kepemimpinan yang inspiratif. Sementara pengukuran kinerja sering berfokus pada metrik pertumbuhan.
Jika tidak sesuai target, strategi bisa diubah (pivot) dengan cepat.
Manajemen Organisasi Nirlaba
Pada perusahaan nirlaba, tujuan lebih berorientasi sosial daripada komersial.
Tentukan program kerja, target dampak sosial, dan alokasi dana donasi menjadi inti perencanaan.
Struktur kerja dapat terdiri dari kombinasi staf tetap dan relawan. Koordinasi antar unit program, komunikasi dengan donatur, dan logistik kegiatan sosial diatur secara detail.
Demikian motivasi karyawan, tentunya akan berbeda dengan relawan. Fokus pengarahan ada pada nilai, empati, dan misi sosial bersama.
Evaluasi dilakukan melalui dampak program, transparansi laporan donasi, serta kepatuhan terhadap regulasi.
Manajemen Organisasi Pemerintahan
Fokus manajemen pada organisasi pemerintahan biasanya berbasis dokumen strategis seperti RPJMN atau Rencana Aksi Nasional.
Strategi juga difokuskan pada pembangunan jangka panjang, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat.
Struktur birokrasi yang kompleks menuntut tata kelola yang transparan dan akuntabel. Penempatan ASN berdasarkan bidang dan kompetensi.
Implementasi kebijakan publik menuntut kepemimpinan yang kolaboratif, terutama dalam lintas sektor dan daerah.
Sementara evaluasi dilakukan melalui audit internal, pengawasan dari BPK, serta evaluasi program pemerintah secara periodik.
FAQ Seputar Fungsi Manajemen
Beberapa pertanyaan terkait manajemen POAC antara lain:
- Siapa yang pertama kali mengemukakan fungsi manajemen?
Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan ahli Henry Fayol dalam bukunya General and Industrial Management.
Beliau menyebutkan lima fungsi manajerial: merencanakan, mengorganisir, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan.
Dan kemudian disempurnakan dengan manajemen POAC
- Apakah semua manajer melakukan keempat fungsi manajemen?
Ya, seluruh manajer secara prinsip menjalankan keempat fungsi manajemen, meskipun proporsinya bisa berbeda-beda tergantung pada tingkatannya dalam organisasi.
- Apa fungsi manajemen yang paling penting?
Semua fungsi saling terkait dan penting dalam siklus manajerial.
Namun, perencanaan sering dianggap sebagai yang paling fundamental, karena tanpa rencana yang jelas, organisasi berisiko berjalan tanpa arah.
- Bagaimana teknologi memengaruhi fungsi manajemen?
Teknologi telah mengubah cara kerja manajemen secara signifikan.
Otomatisasi proses bisnis, penggunaan analitik data, dan sistem informasi manajemen telah mempercepat proses perencanaan dan pengendalian.
Kesimpulan
Fungsi manajemen merupakan kerangka kerja universal yang menjadi dasar untuk mencapai tujuan organisasi.
Baik Start-Up ataupun pemerintah dapat menggunakan 4 fungsi manajemen seperti Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling—untuk mengelola sumber daya yang ada.
Keberhasilan organisasi sangat bergantung pada kemampuan manajer dalam menguasai dan mengintegrasikan keempat fungsi manajemen ini secara simultan.
Ketika manajemen tidak hanya menjadi rutinitas administratif, tetapi dijalankan secara strategis dan adaptif, efisiensi dan produktivitas akan meningkat secara signifikan.
Gunakan aplikasi absensi online Kerjoo untuk membantu manajemen karyawan supaya manajer atau HR dapat fokus ke hal-hal strategis.
