Setiap pekerja dan keluarganya berhak untuk memperoleh jaminan sosial tenaga kerja.
Bunyi pasal 99 UU Ketenagakerjaan ini membuat perusahaan wajib mendaftarkan kepesertaan BPJS Kesehatan karyawan.
Tidak perlu manual atau datang langsung ke kantor BPJS, proses ini bisa dilakukan secara daring melalui e-Dabu.
Tapi, apa itu sebenarnya aplikasi e-Dabu BJPS Kesehatan dan bagaimana cara penggunaannya?
Artikel aplikasi absensi online Kerjoo akan membahas fungsi e-Dabu, hingga cara mengelola data karyawan menggunakan fitur BPJS Kerjoo. Simak sampai akhir!
Apa itu e-Dabu BPJS Kesehatan?
e-Dabu BPJS Kesehatan adalah sistem administrasi digital BPJS Kesehatan untuk mempermudah perusahaan mengelola data kepesertaan pekerja.
Nama e-Dabu merupakan singkatan dari Elektronik- Data Badan Usaha yang sebenarnya sudah diluncurkan pada tahun 2015.
Sebelum aplikasi e-Dabu diluncurkan, proses administrasi BPJS Kesehatan dilakukan secara manual.
Proses ini tentu memakan waktu dan rentan kesalahan. Mulai dari pendaftaran peserta baru hingga pelaporan, semua dilakukan dengan formulir fisik.
Kehadiran e-Dabu menjawab tantangan administrasi BPJS dengan menyajikan sebuah sistem terpusat, efisien, dan dapat diakses kapan saja selama memiliki koneksi internet.
Mengapa e-Dabu Penting?
Kehadiran e-Dabu BPJS Kesehatan tidak hanya bertujuan untuk mempermudah mekanisme pelaporan kepesertaan karyawan.
Aplikasi e-Dabu dapat memberikan nilai strategis bagi perusahaan dalam memberikan jaminan sosial bagi pekerja mereka.
Alasan lain mengapa aplikasi ini penting untuk administrasi BPJS Kesehatan antara lain:
- Memangkas proses manual yang selama ini membutuhkan banyak waktu dan tenaga kerja. Perusahaan hanya perlu beberapa klik untuk memperbarui data.
- Akurasi pengelolaan data kepesertaan BPJS meningkat, membantu perusahaan mengurangi kesalahan input identitas pribadi karyawan.
- Membantu kepatuhan perusahaan terhadap regulasi UU Ketenagakerjaan.
Dengan aplikasi e-Dabu, laporan kepesertaan ini menjadi terdokumentasi dengan baik dan mudah dilacak jejaknya jika terjadi audit atau pengecekan.
Siapa Pengguna e-Dabu?
e-Dabu secara spesifik ditujukan untuk badan usaha yang memiliki kewajiban mendaftarkan pekerja ke dalam program Jaminan Kesehatan Nasional.
Artinya, setiap perusahaan yang telah memenuhi kelengkapan legalitas usaha dapat mengajukan pembuatan aplikasi e-Dabu.
Setelah terverifikasi, perusahaan akan mendapatkan akses untuk mengelola seluruh data kepesertaan BPJS yang biasanya dilakukan oleh:
- divisi Human Resource (HR)
- bagian keuangan, atau
- tim khusus yang bertanggung jawab atas administrasi BPJS.
Dalam praktiknya, e-Dabu BPJS Kesehatan menjadi alat kerja harian bagi HR dalam memastikan pemenuhan kewajiban perusahaan setiap bulannya.
Tak hanya untuk perusahaan besar, badan usaha kecil dan menengah (UMKM) juga diwajibkan menggunakan sistem ini jika memiliki karyawan tetap.
Fitur-Fitur Utama e-Dabu BPJS Kesehatan
Beberapa fitur aplikasi e-Dabu yang dapat membantu proses pengelolaan data kepesertaan pekerja diantaranya:
Pengelolaan Data Kepesertaan
Fitur pengelolaan data kepesertaan menjadi inti dari sistem e-Dabu.
Di sinilah perusahaan dapat mendaftarkan, mengubah, atau menonaktifkan data peserta sesuai dengan kondisi aktual.
Berikut beberapa fungsi utama yang terdapat dalam modul ini:
- Pendaftaran peserta baru
- Perubahan data kepesertaan
- Penonaktifan kepesertaan, dan
- Verifikasi Data
Pembayaran Iuran
Aplikasi e-Dabu juga menyediakan modul pembayaran iuran, melalui fitur ini perusahaan dapat:
- membuat daftar iuran berdasarkan gaji dan jumlah peserta,
- jumlah tagihan iuran yang harus dibayar perusahaan,
- status pembayaran perusahaan.
Fitur ini dapat membantu perusahaan menghindari denda akibat keterlambatan.
Pelaporan dan Informasi
e-Dabu juga menyediakan berbagai laporan penting yang dibutuhkan oleh perusahaan. Beberapa di antaranya:
- laporan kepesertaan,
- riwayat pembayaran,
- informasi regulasi BPJS Kesehatan terbaru,
- laporan data upah
Semua laporan ini dapat diunduh dalam format PDF atau Excel, sehingga mempermudah penyimpanan dan rekap data.
Cara Mengakses dan Menggunakan e-Dabu
E-Dabu BPJS Kesehatan merupakan sistem administrasi digital yang akan membantu perusahaan untuk terdaftar dalam program jaminan kesehatan.
Di bawah ini terdapat cara mengakses dan menggunakan aplikasi e-Dabu.
Persiapan Dokumen
Siapkan sejumlah dokumen penting sebagai persyaratan aktivasi akun, diantaranya:
- Lampiran cetak formulir registrasi badan usaha/badan hukum lainnya,
- nomer kode badan usaha/badan hukum terdaftar,
- nomor rekening pembayaran iuran JKN-KIS (virtual accout/VA)
- hak akses username/password aplikasi yang digunakan untuk melakukan pendaftaran pekerja beserta anggota keluarganya.
Pendaftaran Akun e-Dabu untuk Perusahaan
Pendaftaran e-Dabu BPJS Kesehatan dapat dilakukan dengan mengunjungi kantor cabang BPJS Kesehatan setempat atau melalui email resmi.
Perusahaan dapat menyiapkan data karyawan dalam formal Excel 34 cell apabila ingin menginput data secara massal.
Atau dapat mengikuti format pengajuan yang ada di portal resmi aplikasi e-Dabu.
Verifikasi dan Aktivasi
Setelah dokumen diverifikasi, BPJS akan mengirimkan akses login berupa username dan password awal melalui email resmi perusahaan.
Proses aktivasi ini biasanya memakan waktu 1–3 hari kerja tergantung kelengkapan dokumen.
Login ke e-Dabu
Setelah akun diaktivasi, perusahaan bisa langsung menggunakan sistem e-Dabu dengan cara:
- URL Resmi e-Dabu:
Sistem e-Dabu dapat diakses melalui alamat berikut: https://edabu.bpjs-kesehatan.go.id. Pastikan menggunakan browser seperti Google Chrome atau Mozilla Firefox untuk performa terbaik. - Proses Login:
Masukkan username dan password yang telah diberikan. Setelah login pertama, disarankan untuk segera mengganti password demi alasan keamanan. - Lupa Password/Reset:
Jika lupa password, klik menu “Lupa Password” di halaman login dan masukkan email terdaftar. Sistem akan mengirimkan tautan reset ke email tersebut. Jika tidak menerima email, bisa menghubungi call center atau kantor cabang BPJS.
Panduan Penggunaan Modul Utama
Setelah tahap pendaftaran dan aktivasi akun selesai dilakukan, akses E-Dabu BPJS kesehatan dengan langkah-langkah berikut.
Menambah Peserta Baru
Menambahkan pekerja baru ke dalam sistem BPJS Kesehatan merupakan aktivitas rutin yang harus dilakukan perusahaan. Langkah-langkahnya meliputi:
- Pilih menu Tambah Peserta pada dashboard utama.
- Input data lengkap peserta seperti NIK, nama lengkap, alamat, jabatan, tanggal masuk kerja, dan data upah.
- Tambahkan data tanggungan jika ada, seperti pasangan dan anak (maksimal tiga anak).
- Unggah dokumen pendukung seperti scan KTP, KK, dan surat pengangkatan kerja.
- Simpan data, dan sistem akan secara otomatis menyimpan dan menghitung iuran bulanan berdasarkan upah.
Mengubah Data Peserta
Perubahan data dapat terjadi kapan saja. Contoh kasus umum adalah:
- Kenaikan atau penurunan gaji
- Mutasi ke cabang lain
- Perubahan status pernikahan atau tanggungan
Caranya:
- Pilih peserta dari daftar yang ada.
- Klik Ubah Data dan edit kolom yang diperlukan.
- Unggah dokumen pendukung seperti surat keputusan (SK) perubahan gaji atau mutasi.
- Simpan dan sistem akan memperbarui informasi iuran secara otomatis.
Melakukan Pembayaran Iuran
Setelah seluruh data diperbarui, saatnya melakukan pembayaran:
- Klik menu Tagihan untuk melihat daftar iuran bulan berjalan.
- Sistem akan menampilkan total iuran dan membagi ke dalam beberapa virtual account (VA) jika ada cabang berbeda.
- Klik Cetak VA dan lakukan pembayaran melalui bank yang bekerja sama (BRI, BNI, Mandiri, dll).
- Setelah dibayar, cek status pembayaran di menu Riwayat Pembayaran.
Menarik Laporan
Fitur laporan sangat penting untuk keperluan audit, internal review, maupun pelaporan ke kantor pusat. Jenis laporan meliputi:
- Laporan Kepesertaan
- Laporan Iuran per Bulan
- Laporan Tanggungan
- Laporan Mutasi Pegawai
- Laporan Gaji yang Dilaporkan
Semua laporan dapat diunduh dalam format Excel atau PDF.
Integrasi dengan Sistem Kerjoo
Salah satu tantangan setelah mendaftarkan kepesertaan e-Dabu adalah mengelola data kepesertaan BPJS karyawan untuk keperluan payroll.
Bayangkan harus menangani data ratusan karyawan dari berbagai cabang, dengan status kerja yang beragam dan perlu dilaporkan secara akurat.
Integrasi dengan aplikasi absensi online Kerjoo dapat membuat proses tersebut menjadi lebih sederhana.
Melalui fitur BPJS, perusahaan dapat mengelola data kepesertaan secara langsung dari satu dashboard, baik input data, pencatatan upah, dan dokumen pendukung.
Dengan sistem ini, tim HR tidak lagi perlu bekerja di dua platform terpisah. Kerjoo menjadi pusat data internal perusahaan, sementara aplikasi e-Dabu tetap menjadi gerbang utama pelaporan ke BPJS Kesehatan.
Manfaat e-Dabu bagi Perusahaan dan Pekerja
Meskipun e-Dabu ditujukan secara khusus untuk badan usaha, namun manfaatnya juga dapat dirasakan karyawan ataupun perusahaan.
Bagi Perusahaan
Penggunaan e-Dabu membawa sejumlah manfaat langsung bagi perusahaan. Berikut beberapa di antaranya:
- Efisiensi waktu dan biaya, perusahaan tidak perlu antre di kantor BPJS untuk mempebarui data.
- Akurasi data kepesertaan otomatis, membantu setiap data yang dirikim ke BPJS benar dan sesuai format.
- Membantu kepatuhan terhadap regulasi.
- Bagian dari employee branding karena mencerminkan keseriusan perusahaan dalam memenuhi hak pekerja.
Bagi Pekerja
Sementara manfaat penggunaan aplikasi e-Dabu untuk pekerja diantaranya:
- Setiap pekerja dapat dipastikan terdaftar aktif dan dapat menggunakan layanan kesehatan tanpa hambatan.
- Kemudahan akses informasi tanpa harus ke kantor BPJS.
- Pelayanan kesehatan lancar berjalan lancar tanpa penolakan.
Tantangan dan Solusi dalam Penggunaan e-Dabu
Meskipun e-Dabu menawarkan berbagai kemudahan, penggunaan sistem ini tetap tidak lepas dari sejumlah tantangan, terutama bagi perusahaan yang baru pertama kali menggunakannya.
Beberapa kendala umum yang sering ditemui di lapangan antara lain:
- Eror saat mengunggah data
- Kesulitan memahami alur penggunaan
- Kendala Teknis (Server Down)
- Perubahan Regulasi
Solusi dan Tips
Untuk mengatasi berbagai tantangan di atas, berikut beberapa solusi praktis yang dapat diterapkan oleh perusahaan:
- Pastikan jaringan internet stabil sebelum mengakses e-Dabu. Koneksi yang lemah akan membuat proses upload dan akses data terganggu.
- Gunakan Browser yang Direkomendasikan. Disarankan menggunakan browser Google Chrome atau Mozilla Firefox dengan versi terbaru.
- Hapus cache dan cookies secara berkala untuk kinerja yang lebih optimal.
- Ikuti Panduan Resmi dari BPJS
- Hubungi Call Center atau Kantor Cabang
- Ikuti Pelatihan e-Dabu (Jika Tersedia)
- Update Informasi Secara Berkala:
FAQ E-Dabu BPJS Kesehatan
Beberapa pertanyaan terkait penggunaan aplikasi e-Dabu antara lain:
- Bagaimana jika data peserta tidak sinkron dengan Dukcapil?
Perbarui data kependudukan terlebih dahulu ke Dukcapil, kemudian input ulang ke sistem e-Dabu BPJS Kesehatan.
- Bisakah mengedit data upah yang sudah dikirim ke BPJS?
Perubahan upah masih bisa dilakukan selama periode pelaporan masih terbuka.
Setelah data terkirim dan dikunci oleh sistem, harus menunggu periode berikutnya untuk update data gaji.
- Apa yang harus dilakukan jika lupa password akun e-Dabu?
Gunakan fitur “Lupa Password” di halaman login, atau hubungi kantor cabang BPJS tempat mendaftar akun e-Dabu untuk reset manual.
- Apakah e-Dabu bisa diakses 24 jam?
Secara teknis, sistem e-Dabu dapat diakses 24 jam.
Namun, disarankan untuk melakukan input data di jam kerja karena pemeliharaan server lebih mudah ditangani pada waktu tersebut.
Kesimpulan
e-Dabu BPJS Kesehatan tidak hanya memudahkan urusan administrasi perusahaan, tetapi juga upaya dalam memberikan jaminan kesehatan kepada pekerja secara legal dan transparan.
Dengan fitur-fitur lengkap mulai dari pendaftaran hingga laporan, platform ini sangat dapat membantu perusahaan mengelola data kepesertaan BPJS.
Gunakan aplikasi absensi online Kerjoo untuk membantu pengelolaan data internal kepesertaan BPJS, khususnya untuk payroll.
Dengan memanfaatkan fitur BPJS dari Kerjoo, perusahaan bisa lebih fokus ke strategi HR ketimbang terjebak urusan teknis input data.
Gunakan keduanya secara berdampingan untuk membangun sistem kerja yang tertib, efisien, dan pro-karyawan.
